Ihr Weg zur erfolgreichen LEADER-Förderung

Sie haben eine Idee, die innovativ ist, den Entwicklungszielen der LAG dient und aus LEADER-Mitteln gefördert werden soll.
Erstellen Sie eine kurze Projektskizze mit Angaben zum Projektträger, einer Zusammenfassung der Idee sowie einem Zeit- und Kostenplan.
Das LAG-Management ist Ihre erste Anlaufstelle: Kontaktieren Sie die Geschäftsstelle telefonisch unter 09091 909139 oder per Mail an regionalmanagement@vg-monheim.de

In einem Erstgespräch sprechen wir mit Ihnen über Ihre Idee, die Fördermöglichkeiten und das weitere Procedere.

Nach dem Erstgespräch entwickeln Sie Ihre Projektidee weiter und konkretisieren die Finanzierung. Hier erfolgt auch eine Abstimmung mit dem zuständigen LEADER-Koordinator.

Projektideen können laufend eingereicht werden, notwendige Unterlagen (Projektbeschreibung, Kostenkalkulation, ggf. Pläne und genehmigungsrechtliche Informationen) reichen Sie bis zum Ende der Einreichungsfrist vor der Sitzung des Entscheidungsgremiums per Mail bei der LAG-Geschäftsstelle ein. Die Frist wird rechtzeitig auf unserer Website bekannt gegeben. Das Gremium tagt mehrmals im Jahr.

Die Projektbeschreibung auf einem vorgefertigten Formular dient als Basis für das Auswahlverfahren. Anhand einer einheitlichen Checkliste überprüft die Geschäftsstelle der LAG Ihr Projekt hinsichtlich der Übereinstimmung mit den Zielen der Lokalen Entwicklungsstrategie. Sind die eingereichten Unterlagen beschlusstauglich? Dann kann Ihre Projektidee in der nächsten Sitzung des Entscheidungsgremiums vorgestellt werden.

Benötigte Unterlagen:

 1. Projektbeschreibung

Beim Erstellen der LEADER-Projektbeschreibung geht es ins Detail. Das Formular hilft, Ihr Projekt zu strukturieren sowie organisatorische und inhaltliche Lücken zu schließen. In engem Austausch unterstützen wir Sie hierbei gerne nach Bedarf.

2. Kostenkalkulation

Die Projektbeschreibung beinhaltet auch eine Darstellung der Kosten. Für das Entscheidungsgremium reicht eine Aufstellung der förderfähigen Kosten aus, die Summe ist jedoch maßgeblich für den folgenden Förderantrag und kann im Nachhinein nicht erhöht werden. Zum Förderantrag selbst müssen Sie die Kosten plausibilisieren (i.d.R. über Angebote). Wir empfehlen daher, schon in der Projektbeschreibung einen begründeten Kosten- und Finanzierungsplan vorzubereiten. Nicht alle Ausgaben werden gefördert.

Hinweise für die Kostenplanung

• Die maximale Förderung beträgt in unserer LAG 200.000 €. Bei Kooperationsprojekten und Leuchtturmprojekten kann der Zuwendungsbetrag höher sein. Großprojekte erfordern eine gesonderte Genehmigung durch das StMELF.

• Mehrfachförderungen sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich:
  · Es handelt sich um nationale öffentliche Förderprogramme (keine EU-Programme).
  · Mit den Förderungen werden unterschiedliche Zwecke verfolgt.
  · Die Bestimmungen der Förderprogramme schließen keine Mehrfachförderung aus.

3. Sonstiges

Wir empfehlen mit Blick auf vorgegebene Fristen im Antragsprozess, eventuelle genehmigungsrechtliche Fragen oder Beiträge zur Projektfinanzierung schon im Vorfeld zu klären. Für einen besseren Eindruck zum Projekt sind Pläne, Ansichten oder Darstellungen der Fördergegenstände hilfreich.

Bevor der Förderantrag eingereicht werden kann, muss das Entscheidungsgremium der LAG dem Projekt zustimmen. Sie stellen Ihr Projekt in der Sitzung vor und stehen für Fragen zur Verfügung.

Wenn Ihr Projekt positiv bewertet und die notwendige Mindestpunktzahl erreicht wird, gibt das Gremium eine Empfehlung ab. Die LAG protokolliert die Entscheidung und übermittelt notwendige Dokumentationen direkt an die Bewilligungsstelle.

Nach positivem Beschluss des Entscheidungsgremiums haben Sie ab dem Tag der Sitzung maximal drei Monate (bei Kooperationsprojekten: 6 Monate) Zeit, Ihren Förderantrag digital über das System iBalis beim Amt für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten Nördlingen-Wertingen einzureichen.

Dazu benötigen Sie:

• Eine landwirtschaftliche Betriebsnummer (falls noch nicht vorhanden: Antrag auf Zuteilung einer Betriebsnummer)
• Eine persönliche PIN, die Sie unter Angabe des Projektträgers und der landwirtschaftlichen Betriebsnummer rechtzeitig per E-Mail (pin@lkv.bayern.de) anfordern.
• Verschiedene Anlagen zum LEADER-Förderantrag

Wir empfehlen auch hier eine enge Abstimmung mit der LAG, um Fehler im Vorfeld zu vermeiden. Merkblätter, Unterlagen und die zu verwendenden PDF-Formulare in der aktuellsten Version finden Sie im Downloadbereich des StMELF.

Die erste Etappe ist geschafft!

Achtung: Kein Projektstart vor Erhalt der Bewilligung!

Erst, wenn Sie den Zuwendungsbescheid erhalten haben, dürfen Sie Unternehmen beauftragen oder Projektbestandteile erwerben. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn führt in den allermeisten Fällen zu empfindlichen Kürzungen bis hin zu einem kompletten Ausfall der Förderung!

Prüfen Sie, ob alle beantragten Leistungen und Kosten bewilligt wurden.

Fristen und Bedingungen beachten!

Notieren Sie sich unbedingt alle im Förderbescheid angeführten Fristen und Bedingungen. Diese sind bindend!

• Bewilligungszeitraum: In diesem Zeitraum muss das Projekt abgeschlossen werden, das heißt, alle Leistungen müssen beauftragt, umgesetzt, in Rechnung gestellt und bezahlt sein. Ist das nicht der Fall, können die Leistungen nicht gefördert werden!

• Zahlungsantrag: Spätestens bis zur im Bescheid genannten Frist muss der Schlusszahlungsantrag beim AELF vorliegen.

Beginnen Sie mit der Umsetzung Ihres Projekts gemäß dem genehmigten Plan. Achten Sie dabei auf die Einhaltung der Förderbedingungen und den festgelegten Zeitrahmen.

Halten Sie alle relevanten Ausgaben, Fortschritte und Zwischenergebnisse genau fest. Dies ist für die spätere Abrechnung und Nachweise wichtig. Gibt es unvorhergesehene Planabweichungen? Das ist meist kein Problem, wenn Sie vor der Umsetzung bei der Bewilligungsstelle einen Antrag auf Konzeptänderung stellen (siehe auch 3.1.).

Kostenplausibilisierung und Vergabe

Wenn kein öffentliches Vergabeverfahren gemäß IMBek durchgeführt wird, müssen für jeden Auftrag drei „kostenbegründende Unterlagen“ eingeholt werden. Hierzu zählen:

• Rechnungen
• Internetausdrucke (wenn vergleichbar)
• Angebote
• Kostenvoranschläge
• Detaillierte Kostenberechnung DIN 276 für bauliche Bestandteile der Kostengruppen 300, 400 und 500
  

Angebotsvergleich und Dokumentation der Vergabe

Bei der Markterkundung müssen Sie mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern. Eingegangene Angebote müssen in Funktion, Qualität, Quantität und ggf. weiteren in der Angebotsaufforderung definierten Kriterien vergleichbar sein.

Falls weniger als drei Angebote eingingen, muss die Angebotsaufforderung und ein Absageschreiben des Nicht-Bieters nachgewiesen werden. Fordern Sie potenzielle Auftragnehmer daher immer schriftlich oder per E-Mail zur Angebotsabgabe auf. Die E-Mails mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe sollten am gleichen Tag versendet werden. Wenn ein Auftragnehmer kein Angebot abgeben möchte/kann, muss die Absage vor Ablauf der Rückmeldefrist per E-Mail oder schriftlich erfolgen.

Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt unter Berücksichtigung des Preises. Alle kostenbegründenden Unterlagen (insb. Angebote) müssen zum Zeitpunkt der Auftragserteilung gültig sein. Falls dies nicht der Fall ist, lassen Sie sich die Gültigkeit nochmal schriftlich bestätigen. Die Absage der nicht beauftragten Bieter muss ebenfalls schriftlich per Mail erfolgen.

Für einen Anteil von 10 % der insgesamt im Rahmen der Verwaltungskontrolle anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens aber bis zu 10.000 €, kann auf eine Kostenplausibilisierung durch begründende Unterlagen verzichtet werden. Dies gilt nicht für Eigenleistung und gebrauchte Maschinen, Geräte und Einrichtungen.

Ausschreibungen und Vergaben

Kommunale Körperschaften und sonstige öffentliche Projektträger müssen die Vergabevorschriften gemäß IMBek einhalten und in den entsprechenden LEADER-Formularen dokumentieren. Bitte informieren Sie sich vor Wahl und Durchführung des Vergabeverfahrens über die Vergabevorschriften und Veröffentlichungspflichten* und dokumentieren Sie sauber! Bei Fragen zum Vergaberecht empfehlen wir die Kontaktaufnahme mit einer fachkundigen Beratungsstelle.

• Hinweise und Arbeitshilfen zur Vergabe im kommunalen Bereich
• Vergabestelle Landkreis Donau-Ries
• Vergabestelle Landkreis Weißenburg-Gunzenhausen

*Veröffentlichungspflichten: Wir empfehlen öffentlichen Projektträgern, alle Aufträge über das Bayerische Vergabe- und Bekanntmachungsportal BayVeBe zu veröffentlichen. Diese Veröffentlichung bzw. die darin enthaltene Leistungsbeschreibung sollte alle wesentlichen Angaben zum Auftrag enthalten (z.B. Auftragsgegenstand, Ort der Ausführung, Leistungszeitraum etc.). Der Zeitpunkt der Bekanntgabe muss über einen Screenshot mit erkennbarer Datumszeile nachgewiesen werden. Die Wartefrist zwischen Veröffentlichung und Angebotsabgabe beträgt sieben Kalendertage. Beachten Sie, dass bei einigen Vergabeverfahren nach der Zuschlagserteilung eine ex-post-Veröffentlichung erfolgen und dem Zahlungsantrag beigelegt werden muss. Weitere Informationen finden Sie in den Merkblättern.

Hinweis zur Dokumentation

Dokumentieren Sie neben den E-Mails mit dem Anschreiben zur Angebotsaufforderung die Absageschreiben der Nicht-Bietenden, Ihr Absageschreiben an unterlegene Bieter, die Auftragserteilung und -bestätigung sowie sonstigen Schriftverkehr als Nachweis für den Zahlungsantrag (z.B. Aufbewahrung der E-Mails als PDF).

Achtung: Vergabefehler können teuer werden! Private und öffentliche Projektträger müssen sich an die Vergabevorschriften bei LEADER halten. Das entsprechende Merkblatt liegt dem Zuwendungsbescheid als Anlage bei. Fehler bei der Vergabe können zu Kürzungen der Fördersumme führen. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über die aktuellen Vergabevorschriften und erforderlichen Nachweise!

Falls kein Vergabeverfahren durchgeführt wird: Zur Sicherstellung des wirtschaftlichen Einsatzes von Fördermitteln müssen seit dieser LEADER-Periode für jeden Auftrag drei kostenbegründende Unterlagen eingeholt werden. Neben dem tatsächlichen Rechnungsbeleg zählen hierzu voneinander unabhängige Angebote, Kostenvoranschläge oder Absageschreiben.

Öffentlichkeitsarbeit und Sichtbarkeit

Sie sind mit Ihrem Projekt Botschafter für LEADER. Achten Sie daher bei der Umsetzung auf die Einbindung der Öffentlichkeit, indem Sie über die Presse, Veranstaltungen oder Updates an die LAG regelmäßige Informationen über Ihr Projekt teilen. Nutzen Sie hierfür gerne auch die Kontakte der LAG. Bitte erwähnen Sie bei der Berichterstattung immer den Begriff „LEADER“ und die LAG! Damit steigern Sie die Bekanntheit des Förderprogrammes und zeigen anderen potenziellen Projektträgern nach dem Leitsatz „Bürgerinnen und Bürger gestalten ihre Heimat“ Ihren positiven Beitrag zur Weiterentwicklung unserer Region.

Die Einhaltung der Informations- und Sichtbarkeitsvorschriften bei LEADER ist zwingend erforderlich und wird von der Bewilligungsstelle geprüft. Bis zum Ende des Bewilligungszeitraums muss eine gut sichtbare Erläuterungstafel am Projektstandort angebracht werden. Bei Bauvorhaben muss diese bereits mit Beginn der Umsetzung angebracht werden. Auf projektbezogenen Informationstafeln, Websites, Social-Media-Accounts, Flyern, Plakaten und Broschüren ist außerdem ein Förderhinweis anzubringen.

Informieren Sie sich rechtzeitig über die Informations- und Sichtbarkeitsvorschriften! Projektträger, egal ob privat oder öffentlich, müssen sich an die Informations- und Sichtbarkeitsvorschriften bei LEADER halten. Vor-Ort-Kontrollen sind jederzeit möglich! Das entsprechende Merkblatt liegt dem Zuwendungsbescheid als Anlage bei. Grafikvorlagen für Erläuterungstafel und Förderhinweise finden Sie auf der Website des StMELF unter „LEADER“. Das Logo der LAG wird direkt von der LAG übermittelt. Alle Informationen zu den Sichtbarkeitsvorschriften sowie Vorlagen finden Sie hier.

Projektträger sind selbst für die Dokumentation und Verwaltung der Projekt- und Antragsunterlagen verantwortlich. Um die Förderung abrufen zu können, bewahren Sie alle Unterlagen auf und dokumentieren Sie die Arbeitsschritte (z.B. Schriftverkehr) sorgfältig. Wir empfehlen, von postalisch versandten Dokumenten immer einen Scan anzufertigen und die Belegliste bereits während der Umsetzung regelmäßig zu aktualisieren.

Es ist möglich, dass die Bewilligungsstelle eine Prüfung veranlasst und hierfür die gesamten Projektunterlagen anfordert. Belege, Zahlungsnachweise und alle anderen Ausschreibungsunterlagen müssen später mit dem Zahlungsantrag eingereicht werden. Bitte dokumentieren Sie alle Informationen in den Formularen des StMELF und stellen Sie die erforderlichen Anlagen für den Zahlungsantrag zusammen.

Laufende Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Auftragsunterlagen zeitnah zur Vergabe/Markterkundung und nicht erst vor Einreichung des Zahlungsantrages. So merken Sie rechtzeitig, ob nicht doch ein Nachweis vergessen wurde.

Die Formulare zum Zahlungsantrag finden Sie im Downloadbereich des StMELF.

Normalerweise werden LEADER-Projekte nach erfolgreicher Umsetzung ausbezahlt. Sie können einmalig bis zu 50% der bewilligten Förderung schon während der Umsetzungsphase beantragen. Voraussetzungen dafür:

• Mindestens 25 % der maximal anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben wurden bereits beauftragt und die entsprechenden Nachweise liegen vor.
• Bei geförderten Personalkosten liegt ein Nachweis (z.B. Arbeitsvertrag) vor, der die Anstellung des Personals für mindestens 10 % der Projektlaufzeit (mindestens 3 Monate) belegt.

Es läuft anders als ursprünglich geplant? Um Kürzungen der Fördersumme zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie solche Änderungen frühzeitig und begründet unter Angabe der Betriebs- und Projektnummer an die Bewilligungsstelle kommunizieren. Nehmen Sie während der Umsetzung keine Anpassungen am Projekt vor, ohne eine vorherige Genehmigung eingeholt zu haben.

Halten Sie im Zweifelsfall immer Rücksprache mit der LAG oder der Bewilligungsstelle.

Eine Konzeptänderung beinhaltet die entfallenen sowie die neu hinzugekommen Positionen samt Kostenplausibilsierung. Ein entsprechendes Angebot muss also zum Antrag auf Konzeptänderung mit vorgelegt werden.

Bitte beachten: Eine Erhöhung der in Ihrem Zuwendungsbescheid festgelegten maximalen Fördersumme ist nicht möglich.

Beispiele für eine Konzeptänderung:

• Änderung in Anzahl der zu erwerbenden Gegenständen
• Änderung in Material oder Produktart (z.B. Waldsofa statt Holzbank)
• Hinzukommen/Wegfallen projektbezogener Elemente
• Änderung des Betriebsinhabers oder der Geschäftsadresse
• Verzögerungen im Zeitplan (In Ausnahmefällen, die der Projektträger nicht selbst zu vertreten hat, können Fristverlängerungen für den Bewilligungszeitraum und den Zahlungsantrag genehmigt werden.)
• Kostenreduzierung

Nach abgeschlossener Umsetzung beantragen Sie innerhalb der Antragsfrist die Auszahlung der Fördermittel über den Zahlungsantrag. Wir empfehlen, die LAG bei der Vorbereitung der Antragsunterlagen einzubeziehen, um Fehler und damit verbundene mögliche Kürzungen zu vermeiden. Wir prüfen Ihre Unterlagen unverbindlich auf Vollständigkeit. Bitte lassen Sie uns die Unterlagen vor der Einreichung gesammelt zukommen.

Der Zahlungsantrag beinhaltet mehrere Formulare und Unterlagen:

• Formular Zahlungsantrag
• Auftragsliste
• Belegliste
• Dokumentation der Auftragsvergabe (Angebote, Schriftverkehr, etc.)
• Rechnungen und Zahlungsnachweise
• Sachbericht
• Dokumentation der vergebenen Aufträge (inkl. Nachweise)

Zur Beleg- und Auftragsliste: Die Rechnungen und zugehörigen Zahlungsnachweise (z.B. Kontoauszüge) müssen mit fortlaufenden Nummern versehen werden, die mit den Nummern in der Belegliste übereinstimmen. Jeder Auftrag erhält eine Auftragsnummer. Die Rechnungen werden in der Belegliste nach Rechnungsdatum chronologisch sortiert und der entsprechenden Auftragsnummer zugeordnet.

Bitte beachten: Im Zuwendungsbescheid finden Sie Informationen zu weiteren Auflagen für die Abrechnung. Beachten Sie außerdem das Merkblatt zum Zahlungsantrag. Sie finden dies im Downloadbereich des StMELF.

Auszahlungsbescheid

Nach Prüfung des Zahlungsantrages und einer Vor-Ort-Besichtigung durch die Prüfstelle erhalten Sie den Auszahlungsbescheid. Die Auszahlung der Förderung wird zum nächstmöglichen Termin veranlasst.

Herzlichen Glückwünsch! Ihr Projekt ist nun abgeschlossen und durch die Fördermittel konnte eine positive Wirkung für die Region erzielt werden. Langfristige Nutzungskonzepte oder Partnerschaften mit regionalen Akteuren (z.B. mit Gemeinden, Vereinen, Ehrenamtlichen oder der LAG) fördern die nachhaltige Wirkung des Projektes.

Bindungsfrist

Zudem ist bei LEADER die Bindungsfrist zu beachten, während der die geförderten Maßnahmen dem Förderzweck dienen müssen. Für geförderte materielle Investitionen gilt eine Zweckbindungsfrist von mindestens fünf Jahren ab Auszahlungsbescheid. Innerhalb dieser Fristen müssen Sie für Instandhaltung und ggf. Ersatz sorgen.

Bitte bewahren Sie die für die Förderung relevanten Unterlagen für mindestens zwei Jahre nach der Abschlusszahlung auf.

Feedback und Evaluation: Geben Sie uns gerne Feedback zum Förderprozess und zur Unterstützung durch die LAG, um den LEADER-Ansatz weiter zu verbessern.